Ce să faci ca să fii un șef productiv

Dacă nu ești un șef productiv, mai devreme sau mai târziu nici echipa ta nu va fi productivă, iar asta se va răsfrânge asupra ta. Când ești responsabil de câteva sute sau chiar mii de angajați, nu e opțională partea cu productivitatea.

Foto Bogdan Stoica

Sunt mulți factori care îți pot reduce din eficiență, iar asta te poate afecta foarte mult atât pe tine cât și întreaga echipă sau chiar compania.

Ce te-ar putea ajuta:

• începe cu definirea priorităților în așa manieră încât până la prânz să rezolvi cea mai mare parte din ele. Ar trebui să le ai finalizate la începutul zilei, nu să te scarpini în cap pe la 10 și să te gândești cam ce ai vrea sa faci azi.  Nu ar trebui să ai mai mult de trei lucruri de făcut pe zi, chestii importante, nu nimicuri. Dacă din primele priorități nu regăsești obiectivele lunare / anuale, înseamnă că obiectivele respective nu sunt atât de importante pentru tine. Nu mă refer la situații excepționale, ci la rutina zilnică;
• multitasking-ul este mama, tata și soACRA ne-productivității, nu amesteca activitățile, pentru că le vei face de mântuială pe toate;
• deleagă la maximum și cât de strâns poți, fără a uita că responsabilitatea îți rămâne ție. Este jenant să dai explicații de ce nu ai reușit să faci ceva anume acuzându-ți subordonații;
• nu poți să-ți aloci merite pentru ce a mers bine și să dai vina pe alții pentru ce nu a mers bine. Adică poți, dar zilele tale ca șef îți sunt numărate. Există și excepții, în care indiferent ce tâmpenii face, șeful rămâne neclintit, dar nu poți să te piși mereu contra vântului fără să te stropești pe pantaloni;
• dă-le putere oamenilor tăi și delegarea va fi mult mai eficientă, iar ei se vor dezvolta;
• gestionează-ți eficient mailul, cu doze cât mai dese de Dilitol. Dacă ești toată ziua ocupat cu mailuri, nu te mira că nu ai timp de ceea ce contează cu adevărat. Citește-le de maximum 3 ori pe zi, iar dacă ai asistentă, problema asta ar trebui să se rezolve de la sine și să ajungă la tine DOAR ce nu poate rezolva ea;
• ești vinovatul principal pentru ședințele proaste și pentru timpul pierdut al participanților, așa că ar fi bine să conduci ședințe eficiente. Înjumătățește-le într-o primă fază. Se poate! Iar ca durată, încearcă o limită de 90 de minute per ședință, indiferent de câți subordonați ai;
• lucrează cât poți de mult cu planificarea în calendar;
• în general ești ocupat sau ai și treabă? Dacă ești ocupat tot timpul, dar nu vezi la sfârșitul zilei că ai finalizat și ceva treabă, ești un pericol pentru organizație, nu numai pentru tine și pentru echipa ta;
• nu tergiversa nimic. În special dacă ai ceva de făcut ce durează mai mult de 2 minute, nu “procrastina”. La fel se întâmplă și cu procesul decizional, nu o lălăi;
• ia o pauză. Ia mai multe pauze. Stephen Covey a exemplificat foarte bine în cartea 7 Habits puterea ascuțirii fierăstrăului.

Ziua unui șef este de cele mai multe ori imprevizibilă din cauza zecilor de situații și întrebări cu care vin subordonații și nu numai, că de aia ești șef, mno. Dacă nu poți să te organizezi în așa fel încât să termini ce ai de făcut, este foarte puțin probabil că vei reuși să faci asta cu subordonații tăi, iar dacă nu ești șef poți să-i trimiți acest articol pe mail 🙂

Spor la succes!