Importanța planificării în calendar
Organizarea activităților în calendar este similară cu programarea la doctor. Imaginează-ți cum ar fi ca toți pacienții să meargă când vor ei, cu sau fără o urgență. Dacă toți au urgențe, doctorul (nu cel de urgențe) va începe să stabilească priorități în funcție de gravitatea situației sau preferințe, iar la final s-ar putea ca o parte din pacienți să rămână netratați.
Foto Unsplash
E mai bine totuși să îți organizezi programul în așa fel încât să cuprinzi tot ce vrei să faci, într-o anumită perioadă de timp și nu trebuie să fie neapărat vorba de uituci afectați de boala “roza scleroza”.
De peste 5 ani am renunțat la agenda – caiet pentru simplul fapt că nu lucra pentru mine, ci eu lucram pentru ea. Folosind agenda, trebuie întotdeauna să verifici ce mai ai de făcut, în timp ce calendarul electronic, indiferent de tipul de aplicație folosit, îți poate trimite notificări, adică lucrează el pentru tine și îți dă o imagine mult mai clară a săptămânii de lucru.
Un alt avantaj major este că îți oferă flexibilitatea de a-l adapta în funcție de nevoile tale. Asta pe lângă faptul că ești întotdeauna conectat pe telefon, chiar și la oliță (unii sunt foarte creativi acolo) sau la duș.
Ce ai putea să faci pentru a lucra mai ușor în calendar:
- întâlnirile să le ai cu o culoare, task-urile principale cu altă culoare (da, trebuie să îți aloci timp pentru asta), task-urile secundare cu o altă culoare, iar reminder-ele cu altă culoare;
- calendarul nu este un loc unde doar îți pui întâlnirile, ci este o reprezentare vizuală a planificării activităților tale, prioritizate așa cum îți dorești tu;
- nu îți construi calendarul TĂU din prioritățile altora;
- construiește-ți calendarul în funcție de prioritățile cu familia, care este mai importantă decât jobul…;
- nu îți programa activități mai lungi de două ore, nu poți să fi productiv mai mult de atât, excepție făcând zilele de concediu. Da, și concediul trebuie să fie în calendar, tocmai pentru a nu-ți da programul peste cap când nu ești disponibil;
- programează-ți timp pentru gestionarea e-mailurilor, mai ales dacă nu poți să te ții de regula de a le citi doar de trei ori pe zi și nu non-stop;
- alocă timp pentru întâlnirile individuale cu subordonații. Musai!
- în funcție de perioada din zi în care ești mai productiv trebuie să îți programezi cele mai importante / grele activități / întâlniri;
- sincronizează-ți calendarul și cu aplicația de pe telefon / tabletă și asigură-te că folosirea calendarului te va ajuta să finalizezi ce ai de făcut, cu flexibilitatea aferentă, de a muta dintr-o parte în alta (aproape) oricare dintre activitățiile zilnice;
- adaugă alte persoane la activitățile comune și vei avea șanse mult mai mari să nu uite că au de făcut ceva împreună cu tine.
Nu în ultimul rând, nu uita că nici metoda calendarului nu este 100% eficientă pentru toată lumea, chiar dacă este folosită corect la fiecare 28 de zile.
Spor la planificat!
