Multitasking-ul e mama, tata și soACRA neproductivității

Multitasking-ul te ajută dacă nu vrei să faci toate acele lucruri foarte bine, ci doar să le bifezi ca și terminate. Se pare că nu suntem construiți în așa fel încât să facem mai multe lucruri în același timp, dar să le facem și la cel mai mare nivel de performanță.

Foto Unsplash

Și nu mă refer aici la exemple simple cum ar fi să învârți de volan, să te asiguri în oglinzi, să schimbi vitezele, să fumezi, eventual să te rujezi și să scrii pe telefon în același timp, pentru că s-a dovedit științific că femeile sunt mai multitaskingoase decât bărbații. Luate fiecare în parte sunt chestii foarte simple, însă combinate ar putea avea un rezultat chiar fatal.

Nu îți imagina că la birou, lucrurile stau diferit. Lucrezi la un task foarte important, moment în care sună telefonul și vezi că este o persoană importantă / dragă căreia trebuie să îi răspunzi și automat îți ieși din ritm.

Același lucru ți se întâmplă când vine cineva neanunțat la tine, când ai o notificare pe mail & social media, sau un coleg îi spune altuia aflat la 4 birouri distanță despre meciul de aseară și ca urmare ți se rupe toată coerența concentrării.

Când discuți cu cineva ar trebui să îi acorzi atenția cuvenită, nu este politicos să butonezi pe telefon sau tabletă. Când ajungi la casierie nu cred că ți-ar place ca în loc să se ocupe de tine persoana de acolo, să își scoată telefonul și să se uite la un filmuleț haios cu un cățeluș care alunecă pe un tobogan, în timp ce tu aștepti acolo.

Cu cât multitasking-uiești mai mult, cu atât mai mult vei face lucrurile de mântuială, chiar dacă e vorba de serviciu sau de viața privată.

Chiar dacă ți se pare ești foarte productiv, dacă sari de la o activitate la alta, de fapt atenția ți se duce în toate acele părți, însă cu mult diminuată. Dacă termini o activitate și începi alta, este cu totul altceva.

Creierul uman nu are capacitatea de a face două lucruri în același timp la cel mai înalt nivel. Și mă refer la lucruri complicate, nu la a asculta muzică (ceea ce până la un anumit punct chiar ajută) și a mesteca gumă.

Ce ai putea să faci ca să nu te distragă alte lucruri:

• să spunem că deja ți-ai stabilit ce vrei să faci în ziua respectivă. Adică lucrurile cele mai importante (maxim 3), dar care nu sunt BAU (business as usual). NU îți propune “să răspund la mailuri”, pentru că nu este o activitate în sine, ci doar un canal de comunicare. Înainte de a exista e-mailul oamenii nu își propuneau să “povestească” la telefon;
• când faci ceva închide celelalte canale de comunicare, pentru a nu fi distras;
• nu te apuca de altceva până nu termini acel ceva inițial;
• nu confunda productivitatea cu multitasking-ul;
• nu încerca să memorezi lucruri inutile. De aceea există agende, aplicații și alte instrumente, pentru a nu te încărca inutil. Cum nu trebuie să ții minte cele 18 chestii pe care trebuie să le cumperi de la alimentară, nu ar trebui să faci diferit nici la birou. O listă rescrisă în fiecare dimineață cu ce ai de făcut, din care să tai dupa ce ai terminat este extrem de eficientă;
• nu întârzia în luarea deciziilor;
• nu spune “Da” la orice solicitare. Rolul tău este de a termina tot ce ai de făcut și nu de a fi o persoană deschisă la orice. Persoanele foarte săritoare au de cele mai multe ori probleme cu productivitatea tocmai din acest motiv. Nu îți programa creierul să spună “nu pot să fac asta” pentru că te va afecta direct și pe tine, nu numai pe cel care primește un asemenea răspuns, ci încearcă mai degrabă varianta “timpul alocat pentru activitățiile actuale nu îmi permit să fac asta”;
• trebuie să îți termini treaba ta în primul rănd. Punct.

“You can do two things at once, but you can’t focus effectively on two things at once.” Gary Keller

Într-un experiment foarte simplist, cei de la Fast Company au pus mai multe persoane să rezolve un puzzle simplu de 60 de piese (recomandat pentru copii +4 ani) și să răspundă la 5 mailuri. Un grup a trebuit să facă asta on time, adică lucrând la puzzle trebuia să răspundă la mailuri (de pe telefon) pe măsură ce primeau notificările, iar celălalt grup trebuia să răspundă la mailuri doar după ce au terminat tot puzzle-ul. Rezultatul a fost categoric în favoarea celor care au terminat integral puzzle-ul și apoi au răspuns doar la mailuri, răspunsurile fiind mai complexe, mai coerente. A mai existat încă o categorie de “testați” care au avut telefonul deschis și aveau voie să se uite doar la notificări, fără a acționa, însă au avut și ei o performanță mai slabă, fiind distrași de la activitatea principală.
Spor la succes, da’ pe rând, să nu vină toate succesele de-odată!