Hai să băgăm o ședință despre nimic

Știu că ție nu ți s-a întâmplat niciodată să participi la o ședință despre nimic și cu atât mai puțin probabil, să convoci tu una. Ăsta este un privilegiu pe care doar puțini pământeni îl trăiesc. Zilnic!

Foto Pixabay

Nu sunt împotriva ședințelor, dar atunci când se întâmplă, trebuie să fie cu subiect și predicat, cu cap și coadă, cu “urmări” foarte clare și nu doar ca să fie bifate, că avem de completat excel-ul “ședințele lunii”.

Prefer mai mult întâlnirile individuale în care poți să discuți foarte detaliat cu fiecare angajat în parte și să-l înțelegi mult mai bine decât într-o ședință.

Ședința de update, în care fiecare pune la curent restul echipei cu ce s-a mai întâmplat și în special acțiunile care îi implică și pe ceilalți este ceva ce devine rutină și trebuie să se întâmple, lunar sau săptămânal.

Dar cam atât! Nu văd de ce ar trebui ca un șef să țină un sobor de ședințe în care să se discute despre nimic. Cu cât mergi mai sus, cu atât ai șanse mai mari ca ședințele să-ți acopere o foarte bună parte a vieții, în timpul și în afara orelor de program, depinde și cât de mare e întinderea companiei pe harta fusurilor orare.

Să le numărăm: ședință cu subordonații direcți, cu șefu & cei de pe același nivel cu tine, cu șefu lu’ șefu lu’ șefa ta, dar și cu încă 4 echipe care gestionează proiecte diferite și e gata săptămâna. Mno, asta înseamnă că în CV poți să treci fără probleme funcția de Ședințomanager.

Ce ar trebui să faci ca să conduci o ședință bună:

• să te întrebi în primul rând dacă e musai să ții acea ședință;
• să te asiguri că în ședință se iau decizii. Dacă e necesar, invită-i pe cei care au puterea (pe organigramă) de a lua decizii și peste tine;
• să te asiguri că toți participanții știu de ce vin și ce trebuie să facă;
• să stabilești din start care este obiectivul întâlnirii;
• să trimiți agenda / materialele înainte de ședință participanților, pentru a se putea pregăti;
• să începi și mai ales să termini ședința la timp;
• stabilește reguli de bază administrative: fără laptop-uri, telefoane mobile, nu te abate de la subiecte (dacă e ceva pe lângă subiect, notează-l pentru a fi tratat la sfârșit dacă mai aveți timp, altă dată sau separat cu doar o parte din participanți);
• NU stabili o ședință mai lungă de 90 de minute. Dacă nu poți altfel, oferă pauze suficient de des;
• stabilește de la început cine face minuta ședinței;
• fără laptop-uri. Știu că am mai scris asta mai sus, dar e foarte important dacă vrei să ai și participanți care să fie atenți la ce se întâmplă acolo și nu în altă parte. Excepție o face cel care prezintă ceva. Nici măcar minuta ședinței nu recomand să se facă pe laptop, pentru că pe lângă minută ești distras de multe alte mailuri lucruri;
• nu vă întrerupeți unii pe alții. Este cel mai frecvent motiv pentru care ședințele se prelungesc inutil;
• dacă nu poți participa, deleagă pe altcineva;
• după perioada agreată de comun acord, verifică dacă ce ați agreat s-a și întâmplat. Nu e nicio problemă dacă au fost decizii proaste, ai de învățat foarte multe și în acest caz.

Ca șef, ai rolul, printre altele, de a lua decizii și nu de a ține ședințe pentru orice vânturi vrei să tragi prin incintă.

“If the ship goes down, the captain does not call a meeting, the captain gives an order. And if the ship is to be saved, everyone must obey the order, must know exactly where to go and what to do, and do it without “participation” or argument.”

Peter Drucker

Nu în ultimul rând, limitează la maximum numărul de participanți la ședință. Nea’ Bezos zice să nu faci o ședință la care ai nevoie de mai mult de două pizze ca să-i hrănești pe toți participanții.

Spor la ședințat!