Cum stai cu mailu’?

Mai faci și altceva în afara de a gâdila mailu’ toată ziua?

Nu mă refer la cei care depind în mod direct de e-mailuri și care trebuie să acționeze rapid în relația cu clientul sau cu colegu’ de departament. Nici la colegu’ care stă la doi metri de tine dar care îți trimite mailuri doar ca să își apere cooroo în caz de se întâmplă ceva rău, în loc să-ți comunice direct ce vrea.

Mă refer la cei care sunt dependenți de mailuri și care intră în sevraj dacă nu dau refresh la câteva minute.

Există viață și în afara mailurilor, iar productivitatea ta este cel mai mult afectată de cum le gestionezi, pe locul doi fiind timpul petrecut pe rețelele de socializare. Nu spun că trebuie să ignori aceste canale de comunicare, ci doar că ar trebui să le gestionezi în așa manieră încât să lucreze pentru tine, nu împotriva ta.

Foto Unsplash

Încearcă recomandările de mai jos, fără să spui din start că nu se pot aplica:

• citește-ti mailurile de 3 – 5 ori pe zi și acționează asupra lor imediat, în special la cele urgente (nu neapărat importante);
• nu îți lăsa mailuri care le poți acționa pe loc (în maxim 2, 3 minute) pentru mai târziu, așa ți se vor aduna foarte multe;
• dilește cât de multe poți. Delete este una din funcțiile cele mai importante și mai eficiente din istoria inboxului;
• tu decizi dacă un mail este urgent, nu senderul. Trebuie să te convingă (de preferat chiar din subiect) că este ceva urgent și pentru tine, nu doar pentru el;
• mark as spam la greu. Aș fi foarte fericit dacă aș putea face asta și cu vizitele spam (neanunțate) care te afectează mult mai mult decât mailurile spam, dar care nu poți să le blochezi la fel de nepoliticos 🙂
• dacă nu este neapărat necesar un răspuns scris la un mail, un apel telefonic este întotdeauna mai prietenos și mai eficient;
• nu îți lăsa mailuri nerezolvate mai vechi de o zi (lucrătoare) în inbox, arhivează-le zilnic doar pe cele mai importante; în rest revenim la “Dilit – curăță si cele mai irelevante mailuri”;
• respectă întotdeauna deadline-urile, este o dovadă de respect; dacă dintr-un motiv sau altul nu te încadrezi la timp, revin-o către deadline-ator. E ca și când ai avea o întâlnire și interlocutorul tău nu mai apare la timp, dar nici nu îți spune asta, sau nici nu mai vine;
• delegarea pe mail este a treia funcție genială, Viva Las Forwardos;
• în general dacă cineva are de discutat ceva foarte urgent te va suna, nu îți va da mail;
• ignoră mailurile în afara programului și în weekend, chiar și pe telefon. Dacă este ceva într-atât de important încât trebuie rezolvat neapărat, vei fi sunat, SMS-it, messenger-it, stalking-uit fără nici o jenă;
• folosește culori pentru mailurile primite de persoanele importante și în scurt timp le vei prioritiza “în ordinea înmormântării”;
• folosește regula care îți mută toate mailurile în care ești în cc (carbon copy) într-un folder separat, nu în inbox. Dacă expeditorul dorește ceva de la tine ar trebui să ți se adreseze direct, nu să te pună în copie. E ca și când doi oameni vorbesc pe holurile companiei și te duci și tu lipitoare acolo spunând: “Nu vreau nimic, sunt doar în copie!”

Dacă vei începe de acum înainte să ignori mailuri pentru că așa ai citit aici, dar activitatea ta este dependentă de mailuri, ar trebui ca înainte de a pune în aplicare ceva, să te gândești cum îți va afecta această schimbare productivitatea și în special cât de mult timp pierzi pe zi cu mailurile. Dacă jobul tău zilnic depinde de mail în adevăratul sens a cuvântului, o bună parte din recomandările de mai sus nu se pot aplica.

Spor la șters succes!