Pe cine pui în copie într-un e-mail

Dacă nu știi pe cine să pui în copie, cel mai simplu e să pui pe toată lumea care e implicată sau nu, direct sau indirect, cu tot neamu’ lor. Dar nu tot, mai păstrează câțiva pentru copia oarbă, aka bececeu.

Foto Unsplash

Imaginează-ți că te cheamă cineva până în sala de ședințe pentru un subiect nu neapărat important, dar e bine să fii și tu acolo. Ei bine în sală găsești două persoane care discută, fără să bage de seamă măcar că tu ești acolo, vorbind de o finală de cupă între doi câștigători de alte cupe. Tu stai acolo și habar nu ai despre ce e vorba, pentru că tu nu ai televizor acasă și Netflix nu a transmis meciul. Când nu mai poți să suporți toată povestea în care un portar a lăsat copilărește să treacă pe cine nu trebuie linia, de două ori, îi întrebi totuși de ce te-au chemat.

După ce îți explică băbește că era vorba de o minge de fotbal și că nenorocitu’ ala mic de portar mai bine stătea în divizia F, te anunță senin că tu nu trebuia să participi direct la poveste, doar că s-au gândit ei că poate vrei să știi subiectul și te-au pus în copie la discuție și pe tine. Până să te trezești la realitate, sala devenise neîncăpătoare, erau încă 8 cece-iți care se înghesuiau lângă tine, din care trei își dădeau cu părerea de gard. Sună cunoscut?

Ca să ai imaginea completă, imaginează-ți că ți s-a spus să mergi în sala de lângă și găsești un pahar pe care poți să-l pui pe perete ca să auzi mai bine ce vorbesc cei doi. Ei bine, asta înseamnă că ai fost pus în BCC.

Revenind însă la CC, denumirea completă este Carbon Copy, pentru că pe vremuri, când nu existau calculatoare (da, au existat și astfel de vremuri în secolul trecut), comunicarea era făcută prin scrisori, iar tanti dactilografa, adică străbunica Assistent Manager-iței de azi, bătea (la propriu) la mașina de scris. Dacă trebuia să scrie pentru mai multe persoane, folosea indigoul, care avea un fel de cărbune în el pentru a putea imprima și pe altă foaie acelasi mesaj.

Ce să ce ce:

• mailuri care trebuie să fie cunoscute și de alte persoane, dar acele persoane nu trebuie să acționeze asupra lor. În general dorința de a-i informa pe alții este mult supraestimată, dar dacă s-a schimbat locul frigiderului la etajul 2 la Head Office, parcă nu aș pune în copie toată organizația, “că e bine să știe toată lumea”. Poate or folosi și ei frigiderul ăla odată. Poate nu;
• când cineva ți-a cerut să-l pui în mail, chiar dacă miroase puțin a nevaccinare. Dacă este tipul de șef care trebuie pus în absolut toate mailurile pe care le trimiți, poate că nu e cel mai potrivit pentru tine și ar trebui să-i faci o bucurie și să-l schimbi sau să-l abonezi la cât mai multe newslettere poți pe zi. Dacă nu cumva ești tu cel care trebuie să-ți cauți de lucru dacă măsura asta apare din senin;
• un mesaj pozitiv, în care motivezi pe cineva. Cu cât sunt mai mulți “grei” într-un astfel de mail, cu atât mai bine.

Ce să nu ce ce:

• chestii în care îi pârăști pe alții cum nu și-au făcut treaba. Doar faptul că-ți pui șeful sau șeful victimei în copie, nu înseamnă că problema s-a și rezolvat. Uneori ajută, dar nu încuraja asta;
• nu folosi mailul pe post de amenințare;
• nu folosi mailul de frică, adică “Bo$$, eu i-am zis, am folosit procedura Cover My Ass, numa’ că el nu și-a făcut treaba, nu mă mai întreba pe mine când se rezolvă”;
• orice beșină pe care o tragi sau pe care o atragi. Dacă vrei neapărat ca șeful să vadă ce faci, poți să îi trimiți un mail la sfârșit de săptămână cu “Bo$$, iaca ce s-a întâmplat săptămâna asta și să zici merci că nu te-am pus în copie la cele 248 de mailuri!”;
• nu pune în copie colegi care știi din start că nu vor participa activ la un schimb interminabil de mailuri, ci mai degrabă compune unul la finalul meciului de tipul “Bă Băeț, pe scurt asta s-a întâmplat, asta am făcut, ăsta e finalul. Dacă ai întrebări, sună-mă pe fix. Dacă nu e sărit. De pe fix.”

Ce să be ce ce:

• Nimic. Există șansa mult probabilă ca unul din becece-iți să dea reply to all cece-iții și to-iții și să te faci tu de turkish delight dezvăluind caracterul tău mișelesc. Dacă neapărat trebuie să dai mai departe informația, un forward cinstit cu For Yor Information, este mult mai sănătos;
• ca să nu rămânem totuși cu “nimic”, poți folosi becece-ul când trimiți un mail la un număr foarte mare de persoane, de exemplu “Oferta unică, doar pentru tine” nu o trimiți la 400 de persoane în TO sau CC.

Importanța unui mesaj în care ești în CC este, sau cel puțin ar trebui să fie, mult mai redusă pentru că nu ți se adresează direct.

Eu folosesc regula ca toate mesajele în care sunt în copie să se ducă direct într-un folder separat, nu direct în inbox, deschizând acel folder de maxim două ori pe zi. Vă mărturisesc cu frică-n suflet că nu s-a întâmplat nicio nenoroceală în ultimii ani de când fac asta și că nici nu mai pierd atât de mult timp cu munca necalificată de a citi mailurile altora pe post de lectură.

Nu în ultimul rând, cercetătorii britanici din toată lumea au descoperit că pe locul doi la numărul de spam-uri sunt mailurile din interiorul organizației. Cu cât scrii mai multe mailuri și cu cât mai mulți cece-iți, cu atât mai multe mailuri vrei primi.

Spor la necopiat!