Cât timp pierzi pe zi, șefu’?
Ca să pierzi timp într-o zi nu înseamnă neapărat să nu faci nimic. Dacă ziua de lucru ar fi de 10 ore sau 12, cu siguranță ai avea cu ce să le ocupi.
Nu îți voi spune bancul cu timpu’ pentru că nu este un cadru propice pentru o astfel de atitudine, dar poți să lucrezi toată ziua de-a moaca, să pedalezi de-ți sar capacele și să nu înaintezi deloc pentru că ai lanțul căzut și nu ti-ai dat seama.
Povestea asta cu managementul timpului este atât de haioasă încât îți spune din start greșit ce să gestionezi. Ei bine, nimeni nu poate să își gestioneze timpul, pentru că nu ai niciun fel de putere asupra lui, nici măcar dacă ești meteorolog. Ce poți să faci însă, este să te gestionezi pe tine. De fapt asta e provocarea cea mai mare (ca să nu spun celengiul, că iar mă bombănesc dujmanii de romglezisme), cum să te gestionezi / cenzurezi pe tine într-o anumită perioadă de timp.
Mda, cercetătorii britanici au demostrat că duminică și luni au același număr de ore “în program”, doar că le percepem cu toții diferit.
“When you sit with a nice girl for two hours you think it’s only a minute. But when you sit on a hot stove for a minute you think it’s two hours. That’s relativity.” Albert Einstein
Știu că ești ocupat(ă) și că ai și treabă, s-ar putea ca și articolul ăsta să te fi întrerupt din ceva. Mi-e atât de clar… încât știu că nu ai timp nici măcar să mergi la oliță când ești la serviciu, de aceea ți se schimbă culorile la față așa de des.
Îți propun să începi cu ce vrei să faci într-o anumita perioadă de timp, fără a fi întrerupt de NIMIC altceva, cum ar fi exemplele de mai jos:
- un “sobor” de colegi sau clienți care îți vor trimite mailuri, te vor suna sau vor veni la tine, toate folosind “procedura” SPAM; da, o discuție sau o vizită nesolicitată este tot spam. Nu spun să-i ignori, doar că ar fi bine să stabilești tu CÂND vei fi disponibil;
- o super urgență pentru cineva, care nu este o urgentă și pentru tine;
- problema altcuiva, care vrea să o transforme în problema ta;
- un meiluț drăguț de la un coleguț care nu are nici o legătură cu serviciul;
- o poză cu pisici pe Instagram;
- o rețetă culinară de pe Facebook, dar pe care nu o vei face niciodată;
- un messengeruț scurtuț cu un pretenar;
- un scroll nevinovat de câteva zeci de minute pe site-ul preferat;
- o întrebare “rotundă” de la cineva care oricum nu va folosi răspunsul tău și nici măcar nu a fost curios să verifice site-ul fuckinggoogleit.com.
Propune-ți să faci doar un singur lucru, cel mai important din ziua respectivă până la ora 12. După ce vei reuși să faci asta, ar trebui să ajungi să faci cele mai importante trei lucruri până la ora 12. La final ar trebui să ajungi să faci tot ce este mai important din ziua respectivă cu o eficiență maximă în așa fel încât să le termini până la prânz.
De ce îți spun să termini tot ce ai de făcut ce este mai important până la prânz? Pentru că o foarte mare din buletuțele de mai sus nu le vei putea evita și se vor întâmpla chiar dacă nu vrei.
Ce ai mai putea să faci ca să nu lucrezi în gol:
- planifică-ți din timp ce ai de făcut; chiar dacă ai un DEADline peste trei săptămâni, nu te lăsa până în ziua 20 ca să te apuci de treabă;
- pune pe hârtie cu ce îți petreci timpul de obicei. Da frățică, scrie acum ce ai făcut toată ziua de ieri. Da’ pe bune și spontan, fără să verifici prin mailuri și calendar. Îți garantez că nu vei umple 8 ore, nici măcar 4. Nu scrie “3 ore ședintă”, ci ce ai făcut tu concret în ședința respectivă, hai să spunem cu indulgență 30 de min;
- trebuie să îți fie foarte clar care este rolul tău. Tot așa, pe bune, nu vrăjeli copiate din fișa postului despre ce ar trebui (teoretic) să faci;
- prioritizează cele mai importante taskuri. Să nu fie 42… eu sunt super mulțumit cu 3 pe zi;
- încearcă să te obișnuiești să lucrezi în calendar – chestia aia care te și notifică atunci când ai de făcut ceva, adică lucrează pentru tine. Nu recomand agenda clasică, pentru că nu te trage de mânecă atunci când ai de făcut ceva la o anumită oră (așa cum ar trebui să fie majoritatea activitățiilor tale). Mai mult decât atât, te vei duce tu către agendă de mult mai multe ori decât este necesar pentru a verifica ce mai ai de făcut.
Dacă nu știi care îți sunt prioritățiile tale ca șef (cu toate că o bună parte din cele de mai sus se aplică și celor care nu au subordonați), ai șanse foarte mari ca incoerența ta să se regăsească la o scară mult mai mare și în echipa pe care (ar trebui să) o conduci. S-ar putea ca din cauza asta, în scurt timp discuția cu șeful tău să se mute de la KPI la chipinai.
Spor la succes!
