Nu-ți lăsa mailuri necitite

Dacă lucrezi într-o companie, indiferent cât este de mare sau de mică, e clar că ai un sobor de mailuri necitite în fiecare zi. Am mai scris aici și în multe alte articole despre cum ai putea să-ți gestionezi mailurile, însă vreau să insist acum pe mailurile pe care obișnuiești să ți le lași necitite, pentru că sigur mai ai de făcut ceva la ele.

Foto Pexels

E ca și cum ai merge la alimentară să cumperi ceva și te întorci de 16 ori în aceeași zi, că poate mai ai ceva de cumpărat, că sigur mai găsești ceva important. E mult mai simplu să-ți faci o listă de cumpărături sau să folosești o aplicație care face asta (Google it) și să mergi doar odată pentru a termina tot ce aveai de cumpărat dintr-o lovitură.

Când îți lași mailurile necitite sau chiar citite, dar să zburde în inbox, nu faci altceva decât să te încarci inutil cu ceva ce vei repeta de mai multe ori pe zi. Vei trece de mai multe ori pe zi peste aceleași mailuri la care nu ai făcut nimic nici data trecută.

Pentru a eficientiza gestionarea inbox-ului, aruncă mailurile în foldere, pentru a nu fi nevoit să recitești același mail de mai mute ori. Eu folosesc doar trei foldere:

CC – acolo ajung toate mailurile în care sunt în copie plus toate mailurile care știu că vin în mod regulat de la aceleași persoane și cu același subiect: rapoarte, informări la care nu trebuie să faci nimic urgent, etc. Mailurile din acest folder le citesc de cel mult două ori pe zi;

Rezolvate – în care arunc toate mailurile la care nu mai trebuie să fac nimic;

De făcut – mailuri în urma cărora am de acționat cumva, iar în funcție de urgențe revin la fiecare în parte la momentul potrivit.

O parte din mailuri se pot redirecționa automat în folderele respective pe baza unor reguli foarte simple și astfel nu-ți vor mai intra deloc în inbox, dar restul trebuie gestionate manual.

Folosind cele trei foldere vei avea în permanență un inbox gol și implicit nu te va mai bântui coșmarul că sigur ai ceva mailuri de “lucrat”. Periodic, asta însemnând zilnic, săptămânal sau lunar, arhivează-ți mailurile din folderele CC și Rezolvate. Dacă îți păstrezi însă toate mailurile în “De făcut”, nu te-a ajutat cu nimic acest articol, care probabil este undeva în inbox, ca necitit, firește.

Nu uita de cele mai valoroase funcții ale mailului – Forward & Delete – încearcă să-ți faci un obicei din a te întreba de fiecare dată “Trebuie să fac eu ceva la acest mail sau îl dau mai departe?” și “De ce trebuie să-l păstrez?”

Spor la succes!