Ce să faci ca să ți se răspundă la e-mailuri

Dacă vrei ca să ți se răspundă la e-mailuri ar trebui în primul rând să fie citite. Știu, te ajută foarte mult informația asta, doh, dar dacă un e-mail nu este suficient de atractiv începând cu subiectul, ai șanse foarte mari să fii ignorat.

Foto Unsplash

Ce să faci ca să ți se răspundă la mailuri:

• păstrează un limbaj simplu. Cu cât te complici mai mult cu atât ai șanse să pierzi audiența;
• folosește un subiect atractiv, specific, de preferat ceva acționabil, dar rezonabil. Dacă subiectul e prost, s-ar putea ca destinatarul nici să nu îți deschidă e-mailurile. Nu folosi însă un subiect de genul “Nici nu știi ce pierzi dacă nu citești acest e-mail!” către directorul general;
• nu fi enervant. Mno, asta s-ar putea să fie cam greu în unele cazuri;
• bagă e-mailul la cură de slăbire, dă jos toată grasimea inutilă de pe el;
• scrie scurt și la obiect, nu povești cu sute de cuvinte. Dacă este necesară și povestea, atunci poți să o trimiți ca atașament cu un titlu relevant, gen “Povestea fascinantă a icselului turbat” sau “Cumințenia corporației – vecina de la doi.”;
• cu cât un mesaj este mai scurt, cu atât șansele de acționare sunt mai mari. Cu cât este mai lung, cu atât șansele să fie dat la o parte ca “necitit” sunt mai mari;
• scrie punctual și personal, gen: Gigele, asta vreau de la tine;
• ai grijă în ce moment al zilei trimiți e-mailul. Dacă de exemplu destinatarul este o persoană activă dimineața, ar fi bine să te sincronizezi cu ea;
• scrie ceva provocator, ceva care să fie tentant de deschis;
• folosește un limbaj care să favorizeze un răspuns foarte scurt, aprobator de genul: “OK”, “De acord”, “NFW – no faching uei”;
• folosește un verb în subiect: “Verifică te rog dacă e OK programarea la oliță de săptămâna viitoare!”;
• verifică dacă ai scris corect gramatical, chiar dacă e în română;
• stabilește un deadline pentru răspuns. Dacă ai ceva acționabil acolo, ai șanse mai mari de citire si răspuns;
• caută similitudini în mailurile la care nu ai primit răspuns;
• fii politicos;
• dacă nici una de mai sus nu funcționează sună și spune că ai nevoie de un răspuns.

“Meilurile ie veața ta”, știu, pentru că de aceea ești ocupat(ă) doar cu asta toată ziua, dar ai putea să mai tai din cele inutile și să te perfecționezi, începând cu cele trimise. Cu cât scrii mai puține mailuri, scurte, eficiente și la obiect, cu atât vei primi mai puține înapoi.

Ce să NU faci ca să ți se răspundă la mailuri:

• să nu spamezi, chiar dacă e vorba de chestii inutile. Dacă ești șef, există riscul ca toate mailurile pe care le trimiți să fie considerate spam de către subordonați, nu se aplică regula spam;
• să nu obișnuiești audiența cu e-mailuri senine și cretine. Dacă faci asta, ai șanse mari ca orice ai trimite, chiar și cele importante să fie tratate ca și “junk”;
• nu apăsa reply to all dacă nu este necesar. Nu toată lumea este curioasă de părerea ta, filtrează-i doar pe cei relevanți;
• NU FOLOSI LITERE MARI, DIN DISPERARE;
• nu scrie e-mailuri despre nimic. Dacă povestești folosind un ton rotund, iliescian și la final destinatarul se întreabă care a fost scopul mailului, pierzi vremea. A ta, dar mai ales a lui;

Dacă ai de scris un e-mail foarte lung, gândește-te la varianta de a avea o conversație cu persoana în cauză, s-ar putea să fie mult mai eficient. Nu în ultimul rând, dacă este ceva urgent, pune mâna pe telefon și sună, nu dai mail cuiva să îi spui că i-a luat foc mașina în parcare.
Spor la cenzurat e-mailuri!