Ce să faci ca să ai un inbox gol

Da, ai citit bine, nu e chiar așa de complicat să ai un inbox gol.

Cu excepția cazului în care ești implicat direct în relația cu clienții și trebuie să oferi un răspuns rapid, nu ai de ce să devii un sclav al e-mailurilor.

Mailurile, cum le spunem cel mai des (am vrut să scăpăm de e-uri), sunt doar un canal de comunicare upgradat de la versiunea de bază a corespondenței clasice, scrisoarea. Imaginează-ți e-mailul ca pe o scrisoare electronică (de unde și e-ul) care transmite o informație de obicei importantă, dar care nu necesită de cele mai multe ori o acțiune sau un răspuns urgent.

Nici acum câteva sute de ani nu se foloseau scrisori pe corăbii ca să anunțe cel de sus (de pe catarg), că vede o corabie adversă sau în sfârșit pământ.

Dacă ceva este super urgent se folosesc alte metode de comunicare, cum ar fi telefonul, mesajele text sau alarmele de incendiu. La un incendiu, există metode sonore și acustice care te anunță pericolul iminent, nu ți se trimite un mail cu titlul “Vă rugăm să părăsiți clădirea, nu rămâneți în incintă ca să vă ardeți.”

Acum că am stabilit rolul acestui canal de comunicare, poate nu vei mai fi atât de disperat în a da obsesiv refresh, poate-poate a mai intrat ceva nou. E ca și cum ai ridica receptorul la telefon sau chiar să pui mobilul la ureche ca să vezi dacă nu vorbește cineva.

O căsuță normală de mailuri pentru un manager are între câteva zeci și câteva sute de mailuri pe zi. Hai să luăm o medie de 222 (ca să fie cifră rotundă), iar ca să poți să supraviețuiești unei asemenea zi, în fiecare zi, ai putea să ai în vedere cele de mai jos (cea mai mare parte din recomandări se aplică chiar și celor care nu sunt șefi):

• mailurile nu reprezintă “muncă”, ci doar ceva care facilitează munca, cum de altfel niciun apel telefonic nu reprezintă munca, nici măcar dacă lucrezi într-un call center, ci doar un canal de comunicare care te ajută să faci ceva;
• șterge toate mailurile pe care trebuie doar să le citești și nu trebuie să acționezi asupra lor. Dacă neapărat vrei să le păstrezi, mută-le într-un folder separat gen “lectură”, nu le păstra în inbox;
• gândește-te de ce ar trebui să păstrezi fiecare mail și nu de ce ar trebui să-l ștergi;
• nu trebuie să răspunzi la mailuri zi lumină – noapte întuneric, nici măcar dacă îți dorești să lucrezi la turație maximă non stop, în final vei ajunge la epuizare;
• trebuie să răspunzi la mailuri în funcție de prioritățile tale și doar apoi de prioritățile altora;
• marchează la greu mailurile nesolicitate ca spam, dar nu îți recomand să faci asta și cu șeful tău, chiar dacă are și el acest obicei. Treci la curățenie!
• începe ziua prin a te uita “pe diagonală” la toate mailurile care ți-au rămas din ziua anterioară, fără a lucra la niciunul din ele, dar șterge la greu cele doar de “lectură”. Selectează mailurile la care trebuie să acționezi și stabilește-ți în ce ordine le vei face ca pe niște task-uri;
• fii foarte concis în răspunsuri pentru a evita transformarea unui mail într-un chat interminabil;
• pe cât posibil, nu pune toată compania în copie, poate unii sunt ocupați și mai au și treabă;
• dacă răspunsul la un mail este ineficient în comparație cu o convorbire telefonică sau chiar o întâlnire, mergi întotdeauna pe a doua variantă;
• respectă dorințele fiecăruia în comunicare, unii sunt mailorogi, alții sunt convorbiriști;
• nu te întrerupe din altceva doar pentru a citi mailurile;
• anulează-ți notificările, atât pe laptop / desktop, cât și pe telefon / tabletă pentru ca să-ți citești mailurile când vrei tu, nu când vor alții să-ți scrie. Poți chiar să-ți seteze serverul să nu-ti “livreze” mailurile instant, ci doar la câteva ore;
• fă-ți un program de a citi mailurile. Cum te lasă “sufletul”, poți să începi cu citirea orară, care oricum este mult mai bine decât non-stop, apoi la câte două ore și în final, de maxim trei ori pe zi, în funcție de cum te simți mai confortabil;
• nu-ți fă probleme, nu se va întâmpla nici un dezastru dacă vei răspunde la mailuri doar de două ori pe zi, iar dacă e ceva într-adevăr urgent, sigur știu oamenii tăi cum să te găsească și să te tragă de mânecă;
• în general primești corespondența (plicurile) o dată pe zi, dimineața. De ce ai avea un comportament diferit față de corespondență electronică? Ochei… o dată pe zi e cam deplasat, dar ai înțeles tu ideea;
• nu trimite mailuri în afara orelor de program dacă vrei să nu ți se întâmple și ție același lucru. E foarte puțin probabil să fie ceva atât de urgent încât să nu poți aștepta până mâine dimineață sau chiar până luni dacă e weekend;
• anulează-ți toate abonările la diverse newslettere, cel putin în mail-ul de serviciu;
• roagă-ți echipa să te pună în copie doar la mailurile care contează. Nu trebuie să știi când merg la oliță și în nici un caz nu le cere tu asta;
• transformă mailurile care trebuie acționate în task-uri ca oricare altele și alocă-le timpul aferent. Citirea unui mail nu ar trebui să dureze mai mult de 1 – 2 minute, iar dacă este așa, înseamnă că trebuie să îl transformi într-un task;
• nu răspunde la mailuri când ești nervos, pentru că ai șanse foarte mari să dai un răspuns de care nu vei fi mândru mâine sau anul viitor. Indiferent de ce îți scriu alții sau dacă ai dreptate sau nu. “Ba p’a mă-tii” nu ajută;
• la sfârșitul (sau la începutul) zilei șterge, “folderează” sau arhivează toate mailurile în așa fel încât să ai inboxul gol;
• dacă jobul tău presupune un timp de răspuns limitat la minute sau ore, se schimbă doar prioritățiile de mai sus, nu neapărat și activitățiile.

Nu înseamnă că după ce vei avea un inbox gol ai atins nivelul suprem de levitație și că nu îți vor mai intra alte mailuri doar pentru că sunt prea timide să stea singure acolo, ci îți vei face un obicei zilnic de a nu mai fii atât de dependent de el.

Ai grijă însă, un inbox gol nu însemnă by default că ești eficient(ă) și că o singură doză zilnică de Dilitol (medicament care șterge toate mailurile dintr-odată) te va ajuta în carieră sau că nu va mai trebui să îți faci treaba. Dimpotrivă, profesionalismul este strâns legat și de maniera în care comunici cu alții.

Spor la mailuit!